Thu. Nov 21st, 2019

जिलाधिकारी ने किया कार्यालयों का आकस्मिक निरीक्षण

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देहरादून। जिलाधिकारी सी रविशंकर द्वारा दोपहर कलैक्टेªट कार्यालयों का आकस्मिक निरीक्षण किया गया।  जिसके अन्तर्गत उन्होंने खनन कार्यालय, अपर नगर मजिस्टेªट कार्यालय, ई-डिस्ट्रिक्ट मनैजर कार्यालय, संयुक्त कार्यालय, कलैक्टेªट, एनआईसी पंचास्थानि, जिला प्रोबेशन कार्यालय इत्यादि का निरीक्षण करते हुए फाईलिंग मैनेजमैन्ट, रिकार्ड रूम व रिकार्ड कीपिंग कार्यों का विवरण, अग्निशमन यन्त्र की कार्यक्षमता, नोटिस बोर्ड सहित विभिन्न पटल के कार्यों का संक्षिप्त अवलोकन किया। जिलाधिकारी ने कलैक्टेªट के सभी अनुभागों को 15 दिवस के भीतर रिकार्ड व फाईल का व्यवस्थित प्रबन्धन करने और 1 माह के भीतर पुराने सभी रिकार्ड को वरिष्ठ अधिकारी की देखरेख में अवलोकन करते हुए महत्वपूर्ण रिकार्ड साफ-सुथरे व व्यवस्थित तरीके से रखने तथा पुराने अनुपयोगी रिकार्ड को उचित प्रक्रिया के माध्यम से निष्प्रोज्य करवाने के निर्देश अधीनस्थ अधिकारियों को दिये। उन्होंने कार्यालयों में फाईल प्रबन्धन, डाक रिसिव व डिस्पैच, रिकार्ड के प्रबन्धन पर अंसतुष्टी व्यक्त करते हुए कहा कि प्रत्येक फाइल की नम्बरिंग हो, जिस आलमारी में जो फाइल रखी हो उसके भीतर सारे फाईल की सूची चस्पा हो जिससे रिकार्ड तत्काल प्राप्त हो जाय और सभी फाईल अपडेट होनी चाहिए। उन्होंने निर्देश दिये कि किसी भी पत्र पर त्वरित संज्ञान लिया जाय और सम्बन्धित को तत्काल नोटिस -रिमाइण्डर तथा कार्यवाही इत्यादि में तेजी लायी जाय और किसी भी फाईल को अनावश्यक लम्बित न रखा जाय। इस दौरान जिलाधिकारी ने अपर नगर मजिस्टेªट के पेशकार द्वारा फाईलों को अव्यवस्थित और प्राॅपर तरीके से रखरखाव न करने तथा संयुक्त कार्यालय में तैनात वाद सहायक द्वारा फाइल प्रबन्धन के सम्बन्ध में पूर्व में दिये गये निर्देशों के अनुरूप सुधार न करने के चलते स्पष्टीकरण लेने के अधीनस्थ अधिकारियो को निर्देश दिये। उन्होंने महत्वपूर्ण डाक को शीघ्रता से तथा पंजीकृत डाक से ही प्रेषित करने, किसी भी कार्यालय में फ्लूड के इस्तेमाल को प्रतिबन्धित करने तथा फायर सेफ्टी उपकरण को वर्किंग कन्डिशन तथा आपातकाल के दौरान उसे मैनेज करने की कार्मिकों को जानकारी रखने के भी निर्देश दिये। जिलाधिकारी ने नोटिस बोर्ड सूचना को लगातार अपडेट रखने ओर उस पर चस्पा सामग्री को सुरक्षित बनाने, कार्यालय परिसर में आगन्तुकों के लिए आर.ओ वाटर लगवाने, समस्त विद्युत वायरिंग की प्राॅपर फिटिंग करने और कार्यालयों में जरूरी रिसोर्सेज को उपलब्ध करवाने के भी निर्देश दिये।इस दौरान जिलाधिकारी के साथ निरीक्षण के दौरान मुख्य वैयक्तिक सहायक जिलाधिकारी वीरेन्द्र सिंह,नाजीर कलेक्टेªट सुरेन्द्र कुमार उपस्थित थे।

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